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Cuatro Pasos para Optimizar tu Proceso de Ventas

Por lo general, cada vez que nos hablan sobre un proceso de ventas nos muestran un embudo como el que se ilustra a continuación (o como este):

funnel-1-apremy

Pero esta ilustración tiene un grave problema con respecto a la realidad, pues en un embudo como este todo el material que pongamos en el extremo ancho, tarde o temprano va a pasar por el extremo angosto, lo cual es absolutamente diferente a lo que sucede en un proceso de ventas real, en el cual, no todo el material que ingresa por el lado ancho sale por el lado angosto.

Teniendo esto en cuenta, considero más adecuado ilustrar el proceso de ventas con un embudo que presenta fugas:

embudo de ventas - Apremy

Sin embargo, para entender mejor los cuatro pasos para optimizar el proceso de ventas de que trata este post, funciona aún mejor imaginarnos un embudo con una malla o filtro en su interior, como en la siguiente ilustración (o como este):

funnel-3-apremy

Creo que así queda completamente claro que no todo lo que ingrese por la parte ancha saldrá por la parte angosta, !tal como funciona un proceso de ventas!

¿Por qué un proceso de ventas funciona como un embudo con una malla en su interior?

Veámoslo con un ejemplo simple y cercano. Imaginemos una tienda de ropa en un centro comercial y contestemos estas preguntas:

  • ¿Todas las personas que pasan frente a la tienda entran a ella?
  • ¿De las personas que entran a la tienda, todas se prueban alguna prenda?
  • ¿De las personas que se prueban alguna prenda, todas compran?

Obviamente, la respuesta para cada una de estas preguntas es NO. Esto explica rápidamente por qué un proceso de ventas se parece a un embudo de ventas con un filtro o malla en su interior. Simplemente, no todos los prospectos (también llamados leads) que entran a nuestro embudo terminan convirtiéndose en clientes, es decir, en personas que efectivamente compran.

Teniendo esto claro, veamos cuatro sencillos pasos para optimizar nuestro proceso de ventas.

Paso 1. Seleccionar los prospectos que entran al embudo

El aspecto más básico de todo producto o servicio es que NO lo va a comprar todo el mundo. ¿Por qué? Porque no todas las personas van a encontrar beneficios en él. Y esto está ligado tanto a factores que caracterizan a las personas (como su edad, género, gustos, intereses, etc.) como a factores relacionados con determinada situación que experimentan (como el lugar, la hora del día, el tiempo disponible, la distancia, etc.). Esto significa que debemos conocer y aprender todo lo posible acerca de las personas que perciben beneficios (valor) de nuestro producto/servicio y acerca de la situación en la que perciben dichos beneficios, lo cual se logra a través de la práctica de metodologías de emprendimiento basado en evidencias y el uso de herramientas como el Clientograma, lo cual puedes aprender y poner en práctica con Apremy.com.

Conocer con alto nivel de detalle quiénes son las personas que encuentran valor a nuestro producto/servicio y la situación específica en que perciben dicho valor nos permite poner en nuestro embudo prospectos que con mayor probabilidad o facilidad atraviesen el filtro (o los filtros) y finalmente se conviertan en clientes.

Paso 2. Poner la mayor cantidad de prospectos en el embudo

Ya sabemos que el embudo tiene filtros o mallas y que no todos los prospectos que pongamos en él van a llegar al final convirtiéndose en clientes. Y esto va a suceder siempre, aún cuando tengamos muy bien identificados los prospectos como se recomienda en el paso 1.

Entonces, si queremos conseguir más ventas, ¡pongamos más prospectos en el embudo!

Esto es fácil de entender si lo miramos en números. Imaginemos que de cada 10 prospectos que ponemos en nuestro embudo finalmente compran 2. Con esta relación, ¿Cuántos prospectos necesitaríamos entonces poner en el embudo para lograr 4 ventas?: 20 prospectos. Una vez entendido esto, ¿cuántos necesitaríamos para conseguir 10, 20, 100 ventas?.

Esta relación entre la cantidad de prospectos que entran al embudo y la cantidad que finalmente compran se llama tasa de conversión. Sirve para medir tu proceso de ventas y para hacer ciertas proyecciones de tus gestiones comerciales. Es fácil estar tentado a establecer metas en esta tasa de conversión, antes de hacerlo te recomiendo darle un vistazo a este artículo: La clave para establecer metas en tu startup.

Paso 3. Sacudir el embudo

Esta parte es de las más divertidas y tiene dos aspectos fundamentales:

  • Conocer muy bien cuáles son las etapas de tu proceso de ventas.
  • Ejecutar procesos de experimentación en las diferentes etapas del proceso de ventas.

Conocer muy bien las etapas de tu proceso de ventas tiene que ver con identificar (y documentar) cuáles son cada uno de esos pasos que debes realizar para concretar una venta, algo típico podría ser:

  1. Identificar prospecto
  2. Llamada en frío/ Email en frío
  3. Reunión para identificar necesidades
  4. Envío de propuesta según necesidades
  5. Reunión de seguimiento a propuesta
  6. Demostración
  7. Pedido realizado

¿Tienes el tuyo (o al menos lo visualizas)?.

Importante:

  • Construye tu proceso de ventas de acuerdo al aprendizaje que obtengas directamente (y constantemente) de tus clientes. Tu proceso de ventas no tiene por qué parecerse a lo que aparece en los libros. ¿Dudas con esto? Ingresa a Apremy.com.
  • Si tienes varios segmentos de clientes, tendrás varios procesos (embudos) de ventas.

Lo relacionado con ejecutar procesos de experimentación en diferentes etapas del proceso de ventas es bastante extenso y va a depender de tu segmento de clientes específico así como de tu producto/servicio específico. En Startup Essentials aportamos a los emprendedores en este aspecto a través de talleres y procesos de acompañamiento (escríbenos si te interesa).

Pero en términos generales, ejecutar procesos de experimentación en diferentes etapas del proceso se trata de hacerte preguntas como estas:

  • ¿Cómo puedo ser más eficiente para poner prospectos en el embudo?
  • ¿Cómo puedo conseguir más reuniones?
  • ¿Cómo puedo mover más rápido a mis prospectos de la etapa X a la etapa Y?,

Y a partir de estas preguntas ejecutar (para cada una de ellas) ciclos Construir – Medir – Aprender en las etapas correspondientes del proceso de ventas y actuar de acuerdo a los resultados.

Paso 4. Asear el embudo

Es poco probable que un cliente te diga directamente que no te va a comprar. Piensa en esto, ¿cuántas veces has entrado a una tienda a probarte ropa sabiendo que no vas a comprar?. Lo mismo sucede en todo nivel, por eso son frecuentes respuestas como: “estamos revisando la propuesta”, “estamos esperando a tener junta”, “te daré respuesta en dos semanas” entre otras.

Así que es tu trabajo identificar quiénes definitivamente no te van a comprar (o al menos no en el corto plazo) para quitarlos del embudo, es decir, asear el embudo!. De lo contrario vas a estar desperdiciando tiempo y esfuerzo en prospectos que no terminarán comprando y descuidando a quienes sí te van a comprar.

A nivel de métrica, es interesante hacer seguimiento al tiempo que toma para que un prospecto atraviese el embudo y/o cada una de las etapas. De esta manera podrás identificar cuál es el tiempo “normal” y así tener un criterio para poder asear tu embudo a partir de datos.

En ventas hay aspectos que son capítulos completos, como por ejemplo, cómo construir el embudo de ventas, cómo crear experimentos para sacudir el embudo y cómo escoger una herramienta de CRM. Por ahora te invito a comentar cuáles son tus mayores retos o interrogantes sobre ventas, quizás podamos abordarlos en próximas publicaciones.

Gracias por leer y compartir.

¡Hasta la próxima! 🙂

Creo que también te interesará leer: 3 Pasos Clave para Lograr Ventas en Tiempo Record y No Morir en el Intento.

Juan Franco

Business Developer at Startup Essentials & Apremy.